Exporter un CSV de factures que le comptable peut vérifier

Un bon export indique la période, les factures sources et des totaux vérifiables. Il ne devrait pas arriver comme un tableur inexpliqué nommé « taxes ». Précisez les dates et le sens du rapport avant que le destinataire l’importe ou l’ajuste dans un autre outil.

Le rapport Just Invoice utilise les renseignements sauvegardés et les montants serveur en cents entiers. Le CSV est un export source, pas un grand livre, un rapprochement bancaire ou une déclaration terminée. Les ajustements dans un tableur restent des documents de travail distincts, pas des changements silencieux à l’export original.

Au Québec, préservez les libellés TPS et TVQ dans votre feuille de travail afin de garder chaque taxe reconnaissable lors de la révision.

Choisir et noter les dates

Convenez du début et de la fin avec le comptable. Une année civile convient à certains mandats; une révision trimestrielle ou d’exercice demande d’autres limites. La base est la date de facture. Les paiements actuellement enregistrés concernent ces factures; ils ne représentent pas les encaissements datés dans la période.

Une facture de décembre payée en janvier peut, par exemple, figurer dans le rapport de décembre avec le paiement enregistré aujourd’hui. Précisez cette base dans le message pour ne pas laisser lire le montant comme de l’argent encaissé en décembre.

Vérifier l’export avec l’application

• Confirmer les dates avant le téléchargement.
• Comparer le nombre de factures de la période complète.
• Vérifier sous-total et total dans le rapport faisant autorité.
• Examiner taxes distinctes et groupes d’inscription.
• Ouvrir des PDF sources représentatifs.
• Expliquer les impayés ou factures inhabituelles.

La pagination de consultation ne limite pas l’export. La page visible contient seulement une partie des factures; le CSV couvre la période définie. Une liste arrêtée à sa limite de page n’indique pas nécessairement des lignes manquantes dans le fichier.

Garder une copie source intacte

Conservez le CSV original avec période et date d’export. Créez un autre fichier pour les colonnes de travail, corrections ou ajustements comptables. Cette séparation permet de reproduire la comparaison et de distinguer source applicative et révision professionnelle.

Dans un tableur, vérifiez l’interprétation des dates, identifiants et montants décimaux. Le logiciel peut changer leur présentation ou convertir un texte en nombre. Un changement de format ne signifie pas un changement des données sauvegardées par le serveur.

Actualiser après les changements

Une facture corrigée ou un paiement enregistré après l’export peut modifier un rapport ultérieur. Dites au comptable ce qui a changé et fournissez une version clairement datée au besoin. Un ancien fichier reste une copie ponctuelle, pas une connexion automatiquement actualisée au compte.

Gardez les PDF pour les lignes particulières. Le guide des sources PDF couvre ces vérifications et le guide des dates distingue facturation et paiement. Just Invoice est fabriqué au Canada pour une remise compréhensible en français et en anglais.