Consulter les PDF sources des factures clients

Un rapport situe une période et des totaux, mais le PDF source explique la vente. Le comptable peut devoir vérifier vendeur, client, date, descriptions, numéros d’inscription et montants. L’accès autorisé permet ces contrôles sans demander à l’entrepreneur de renvoyer chaque facture séparément.

Dans Just Invoice, le comptable ouvre les PDF par sa connexion limitée au dossier client. Il ne se connecte pas comme le propriétaire et ne peut pas modifier la facture avec cet accès. Consultation et modification restent deux responsabilités distinctes.

Pour une entreprise québécoise, le PDF permet notamment de revoir les libellés TPS et TVQ et les renseignements commerciaux affichés au client.

Partir d’une ligne identifiable

Choisissez la période convenue, repérez le numéro et ouvrez le PDF. Comparez client, date et total. Vérifiez les renseignements fiscaux du groupe révisé plutôt que de présumer que toutes les factures portent le même numéro d’inscription ou taux.

Une entreprise peut avoir, par exemple, une facture payée et une facture partiellement payée dans la période. Les deux PDF expliquent la vente facturée, même si les soldes actuels diffèrent. Le PDF n’est pas un historique daté complet de tous les paiements.

Vérifier la preuve, pas seulement sa présentation

• Confirmer l’entreprise qui émet la facture.
• Lire le client et le travail décrit.
• Vérifier date et numéro du document.
• Examiner taxes distinctes et numéros d’inscription.
• Comparer sous-total, total et paiements enregistrés.
• Identifier les points à expliquer par le propriétaire.

Un beau PDF peut contenir de mauvais renseignements d’entreprise. Si le comptable trouve un problème, il communique une demande précise. Le parcours de modification client reste le lieu des changements et le serveur conserve les montants faisant autorité.

Comprendre la portée du rapport

Le rapport comptable comprend les factures sauvegardées dans les états pris en charge pour la révision; il exclut brouillons et soumissions. C’est une collection de preuves dans une portée définie, pas la garantie que toutes les ventes de l’entreprise y figurent. Les ventes d’un autre système demandent leurs propres sources.

La liste est paginée, mais les totaux et l’export CSV couvrent la période complète. Ne vérifiez pas les totaux en comptant seulement les lignes visibles. Le guide CSV décrit ce contrôle.

Préserver contexte et copies téléchargées

Sauvegardez le PDF lorsque les procédures du cabinet l’exigent, avec une référence qui garde le lien au client et à la facture. Rangez les copies dans le stockage approprié. La révocation de l’accès ne retire pas les fichiers déjà enregistrés localement.

Si le client modifie la facture plus tard, indiquez la version utilisée lors de la révision. Ne combinez pas silencieusement un PDF actuel et un ancien export. Notez la date de consultation et actualisez les sources lorsqu’elles changent. Just Invoice est fabriqué au Canada pour faciliter ce lien entre pièces et rapports, en français comme en anglais.