Date de facture ou date de paiement : quelle période examinez-vous?

Un client règle en janvier une facture de décembre. Le relevé bancaire montre un encaissement en janvier, tandis que le rapport de Just Invoice fondé sur la date de facture classe le document en décembre. Les deux observations peuvent être exactes. Le problème apparaît lorsqu’on compare ces vues sans préciser les dates utilisées. Avant d’examiner les taxes, indiquez la période et la méthode de sélection. Cette précision facilite beaucoup la préparation du dossier de fin d’année au Québec.

Définir la question avant de choisir les dates

Cherchez-vous les factures émises pendant un trimestre, les sommes encaissées ou les pièces nécessaires à une déclaration? Chaque question demande des preuves différentes. Le rapport comptable sélectionne les factures selon leur date; il ne constitue pas un rapprochement bancaire. Un reçu possède une date d’achat distincte, utilisée dans la bibliothèque. La date de téléversement ne détermine pas l’année de cet achat. Gardez ces trois dates séparées lorsque vous expliquez un écart au comptable.

Examiner un exemple entre décembre et janvier

Prenons une facture datée du 20 décembre, un paiement reçu le 10 janvier et un achat fournisseur du 28 décembre photographié le 2 février. La révision des factures de décembre comprend la facture. Le reçu appartient à l’année d’achat de décembre lorsque sa date est bien saisie. L’encaissement nécessite la preuve bancaire de janvier. Ne déplacez pas la facture en janvier pour faire correspondre un export au relevé. Décrivez plutôt l’écart et demandez le traitement approprié.

Présenter clairement le dossier remis

Nommez les exports selon leur période et leur objet, par exemple « révision par date de facture, octobre à décembre ». Précisez si vous avez aussi vérifié les factures d’une autre période payées pendant ce trimestre. Joignez les PDF sources des éléments incertains et une courte liste des transactions à la frontière des périodes. Le guide d’export CSV des factures explique comment remettre un fichier exploitable. Une somme sans contexte demande davantage d’investigation.

Comprendre les écarts sans modifier les pièces

Les différences peuvent provenir du calendrier, d’acomptes, de remboursements, de transactions externes ou d’informations de paiement incomplètes. Repartez des documents plutôt que de forcer les totaux à correspondre. Le statut d’une facture donne un contexte utile, mais ne remplace pas une preuve bancaire et ne détermine pas le traitement comptable. La révision des factures impayées aide à décrire les soldes en suspens. Notez le numéro, la date, le montant et les preuves disponibles.

Convenir d’une méthode réutilisable

Demandez au comptable les périodes et pièces souhaitées, particulièrement à la fin de l’exercice. Le classement des reçus par année civile est pratique, mais certains besoins couvrent deux années civiles. Exportez alors les deux années d’achat et laissez le professionnel sélectionner la période pertinente. Fabriqué au Canada, Just Invoice simplifie la préparation documentaire; il ne choisit pas votre méthode comptable et ne produit pas vos déclarations. Répétez la convention convenue à chaque trimestre pour maintenir des comparaisons utiles.