Bien classer les reçus de décembre et de janvier

La fin d’année fait apparaître trois dates qui semblent parfois interchangeables : achat, paiement traité et téléversement. Ce ne sont pas les mêmes renseignements. Un dossier utile préserve clairement la preuve d’achat et laisse le comptable déterminer ses implications.

Just Invoice récupère les reçus selon la date d’achat indiquée par le client. Le raccourci de l’année précédente est pratique seulement si ce champ est correct. Soyez attentif au papier retrouvé après les Fêtes, aux courriels fournisseurs retardés et aux vieux reçus déposés pendant le ménage de janvier.

Examiner les cas limites

Ces exemples portent sur le classement, pas sur l’année de déduction ou le traitement d’une déclaration. Date du document, livraison, période du service, paiement et autres faits peuvent influencer la révision professionnelle. Expliquez les différentes dates pertinentes sur la source.

Ne pas déduire la date du relevé bancaire

Une transaction de carte peut être inscrite après l’achat. Un virement peut être traité dans un autre mois. Le relevé aide à vérifier les pièces, mais ne remplacez pas automatiquement une date fournisseur par la date bancaire pour faire correspondre la galerie.

Un reçu du 31 décembre peut, par exemple, apparaître au compte de carte le 2 janvier. Le champ d’année d’achat reflète la preuve d’achat. Transmettez le contexte de paiement au comptable par votre processus habituel lorsqu’il compte pour la révision.

Vérifier le ZIP de l’année précédente

Parcourez décembre de l’année précédente et janvier de la nouvelle. Retrouvez quelques achats connus près de la limite et examinez les dates. Si un reçu de décembre figure en janvier parce que la valeur par défaut a été gardée, corrigez-la dans le compte client puis préparez de nouveau le ZIP annuel.

Vérifiez les téléversements complets et la présence des pièces attendues dans l’index. Un dépôt commencé mais interrompu n’est pas un original prêt dans le ZIP. Un nombre élevé de fichiers ne prouve pas que toutes les transactions de fin d’année sont couvertes.

Expliquer les incertitudes

Si une commande devient une facture plus tard, gardez le PDF source et expliquez la séquence. Ne réécrivez pas les dates imprimées, ne regroupez pas des transactions sans lien et ne devinez pas une période fiscale pour donner une apparence ordonnée. Une question ouverte précise aide davantage la révision.

Le guide d’année d’achat décrit la galerie. Le guide des dates de facture et de paiement explique la base distincte des rapports de vente dans Just Invoice, fabriqué au Canada pour une utilisation claire au Québec.