Une révision trimestrielle des taxes qui fait avancer le dossier

Une révision trimestrielle devrait produire un dossier compréhensible et une courte liste de questions. Elle ne devrait pas vous laisser deviner si le total des taxes facturées correspond au montant à remettre. Just Invoice permet au comptable autorisé de consulter les factures, leurs PDF, les pièces d’achat et les rapports du client. Profitez de cette vue commune pour vérifier la période pendant que l’entrepreneur se souvient encore des transactions et peut apporter les précisions nécessaires.

Délimiter la période avant l’export

Inscrivez les dates de début et de fin, le compte client et les entreprises incluses. Confirmez que la sélection par date de facture répond au besoin. Si une autre période est nécessaire, convenez-en avant de recueillir les fichiers. Un trimestre civil est un choix d’organisation; il ne démontre pas la fréquence de déclaration de l’entreprise. Le guide sur les dates des rapports explique pourquoi les dates bancaires peuvent donner une sélection différente.

Vérifier les documents qui composent le total

Parcourez les factures pour repérer des interruptions inhabituelles, des doublons, des soumissions à ne pas confondre avec des factures et des documents émis ailleurs. Ouvrez des PDF représentatifs au lieu de supposer que le CSV contient tous les détails utiles. Demandez si le client a utilisé un autre outil ou un carnet de factures durant la période. Le rapport peut résumer correctement Just Invoice tout en demeurant incomplet pour l’ensemble de l’entreprise. Notez explicitement les sources externes.

Examiner les taxes et l’identité de l’entreprise

Repérez les noms de taxes inattendus, les taux qui changent et les factures dont l’identité commerciale diffère de celle du dossier. Au Québec, gardez la TPS et la TVQ distinctes plutôt que de les fondre dans un total sans libellé. Vérifiez les renseignements d’inscription sur les PDF lorsque quelque chose paraît incohérent. Le guide des numéros de taxes multiples propose une méthode de vérification. Ne modifiez pas discrètement les documents historiques pour uniformiser leur apparence.

Séparer les ventes des pièces d’achat

Le rapport de factures porte sur les documents de vente enregistrés. La bibliothèque de reçus fournit des preuves d’achat sélectionnées selon leur date d’achat. Aucune de ces collections, seule, ne détermine une remise nette. Rassemblez les pièces fournisseurs, renseignements bancaires, ajustements antérieurs et autres documents demandés par le comptable. Lorsque les achats couvrent deux années civiles, récupérez les deux années pertinentes. Devant une pièce illisible, décrivez ce qui manque plutôt que de déduire un crédit de taxe du seul montant total.

Terminer par une liste d’exceptions précise

Une bonne exception comporte une référence, une question claire et un responsable. « Facture 204 : confirmer si l’acompte de janvier concerne ce document de décembre » permet d’agir. « Les taxes semblent incorrectes » oblige à recommencer l’analyse. Conservez l’export CSV des factures intact et utilisez une copie pour les annotations. Répétez la démarche avant la fin d’année. Fabriqué au Canada, Just Invoice facilite les échanges; le professionnel prépare la déclaration à partir de l’ensemble des pièces pertinentes.