Télécharger les reçus d’une année dans un ZIP utile

Un dossier annuel devrait expliquer son contenu sans obliger le comptable à ouvrir chaque pièce au hasard. Just Invoice exporte les reçus prêts de l’année d’achat choisie : originaux, dossiers mensuels et index CSV. Ce ZIP remet des preuves sources; il ne calcule pas les dépenses et ne produit pas une déclaration fiscale.

Avant sa préparation, confirmez l’année demandée. Le classement utilise la date d’achat de chaque reçu, pas le moment du téléversement. Si la révision suit un autre exercice, convenez des collections annuelles et pièces de début ou de fin nécessaires.

Pour un dossier du Québec, gardez également distincts les documents destinés à cette remise et les autres registres demandés pour les déclarations auprès de Revenu Québec.

Préparer la collection avant l’export

Parcourez l’année et vérifiez des achats connus, surtout près de décembre et janvier. Corrigez les mauvaises dates dans le compte client et réglez les téléversements incomplets. Demandez une copie fournisseur lorsqu’un original est illisible. L’export ne répare pas une preuve manquante.

Le filtre de mois ou la recherche facilite la galerie, mais le ZIP annuel comprend toute l’année d’achat sélectionnée. C’est utile après une recherche fournisseur lorsque vous voulez remettre l’ensemble. Ne présentez pas le ZIP comme les seuls résultats visibles à l’écran.

Attendre la fin de la préparation

Démarrez le téléchargement annuel et suivez sa progression. Une grande collection demande du temps puisque le ZIP contient les fichiers originaux. Gardez le parcours ouvert jusqu’à la fin et utilisez l’annulation proposée si vous souhaitez arrêter. Une archive partielle n’est pas une remise terminée.

Si les pièces changent pendant la préparation, refaites un dossier actuel plutôt que de compter sur une copie invalidée. Corrections de date, suppressions et nouveaux reçus peuvent modifier l’année visée. Évitez de changer la collection pendant qu’une autre personne attend un export inchangé.

Vérifier le ZIP et son index

• Confirmer l’ouverture de l’archive avec vos outils habituels.
• Examiner les mois et noms de pièces uniques.
• Lire dates d’achat et noms originaux dans le CSV.
• Ouvrir quelques fichiers de plusieurs mois.
• Comparer les pièces connues aux lignes de l’index.

L’index retrouve les preuves. Il ne lit pas les montants des images et ne classe pas fiscalement les achats. Gardez les feuilles de calcul comptables séparément pour ne pas confondre ajustements de travail et index source remis avec les originaux.

Remettre une version identifiable

Nommez la copie avec l’année d’achat et la date d’export. Expliquez la période représentée et les lacunes restantes. Si vous ajoutez ensuite un reçu manquant, identifiez la nouvelle pièce ou fournissez un ZIP actualisé avec une date de version distincte.

Le comptable autorisé peut aussi préparer directement le dossier client. Cela évite les pièces jointes répétées, mais les copies téléchargées demandent toujours un stockage local responsable. La révocation ne retire pas un ZIP déjà sauvegardé sur l’ordinateur du destinataire. Just Invoice est fabriqué au Canada pour faciliter cette remise documentaire, en français et en anglais.