Prévoir la conservation et l’export des documents d’entreprise

Conserver un reçu dans une application est utile si la preuve demeure lisible, accessible et disponible au moment voulu. Un plan documentaire transforme cette intention en méthode régulière. Il précise les pièces à garder, les responsables des copies, la récupération et les étapes lors d’un changement de comptable ou de logiciel. Just Invoice fournit des exports de reçus et de factures qui soutiennent cette méthode. L’application ne constitue pas, à elle seule, une politique complète de conservation juridique.

Confirmer les exigences du dossier

L’ARC exige généralement la conservation des registres pendant au moins six ans après la fin de la dernière année d’imposition concernée, avec des exceptions et des délais plus longs dans certaines situations. Consultez les renseignements officiels de l’ARC et votre conseiller. D’autres obligations peuvent s’appliquer au Québec. Évitez une règle automatique de suppression après six ans : la décision dépend de la pièce et du contexte, pas seulement de sa date de téléversement.

Définir les catégories de documents

Distinguez les factures PDF émises, reçus d’achat, relevés bancaires, contrats, déclarations et feuilles de travail professionnelles. Certaines pièces sont dans Just Invoice; d’autres relèvent de systèmes externes. Désignez un responsable et un emplacement pour chaque groupe. Un ZIP de reçus ne comprend pas tous les documents de l’entreprise. La liste de fin d’année aide à préciser ces limites. Avant de détruire du papier, convenez aussi du processus de numérisation et de conservation des originaux approprié.

Exporter selon la période pertinente

Téléchargez les reçus selon leur année réelle d’achat et gardez les fichiers originaux ainsi que l’index CSV de l’archive. Conservez séparément les factures PDF et exports correspondants, avec leur période et leur portée dans le nom. Pour un exercice couvrant deux années civiles, récupérez les deux années d’achat et indiquez les dates demandées. Le guide de l’archive annuelle présente une séquence pratique. Une capture d’écran de la galerie ne remplace pas les fichiers sources.

Vérifier une copie récupérée

Une archive présente, mais impossible à ouvrir, ne règle pas le problème d’accès. Décompressez un échantillon, ouvrez une photo et un PDF, puis vérifiez les références de l’index. Protégez la destination et limitez les permissions aux personnes autorisées. Notez l’emplacement de la sauvegarde et le responsable de la récupération si la personne habituelle est absente. Évitez un dossier sans restrictions pour des archives confidentielles. Revoyez la démarche lors d’un changement d’appareil, de personnel ou de stockage afin de conserver un accès réellement utilisable.

Préparer les changements de mandat

Avant de changer de comptable, déterminez les pièces que chacun doit conserver et les copies à transférer. La révocation bloque l’accès futur au portail; elle n’efface pas les fichiers déjà téléchargés par l’ancien comptable. Préparez aussi les changements d’abonnement. Fabriqué au Canada, Just Invoice facilite la disponibilité des pièces pour les entrepreneurs québécois, mais l’entreprise et ses conseillers doivent définir une méthode complète. Une procédure en langage simple reste utile lorsque les personnes ou les outils changent.