Changer de comptable en gardant le contrôle de ses documents

Un changement de comptable comporte deux volets : remettre les pièces nécessaires au nouveau mandat et mettre fin à l’accès qui n’est plus approprié. La nouvelle invitation ne constitue pas toute la transition. Déterminez d’abord les années, rapports et questions ouvertes dont le nouveau cabinet a besoin, ainsi que le traitement des documents de travail du précédent comptable.

Dans Just Invoice, vos factures et reçus restent dans votre compte. Vous n’avez pas à créer une nouvelle identité client ou à supprimer les pièces pour changer de connexion. Si le cabinet paie votre place, prévoyez toutefois une transition de facturation : l’accès aux documents et le paiement de l’abonnement sont deux décisions distinctes.

Au Québec, pensez aussi aux échanges et autorisations auprès de l’ARC ou de Revenu Québec : ils sont distincts de la connexion documentaire dans Just Invoice.

Convenir de la période à remettre

Écrivez une portée datée : reçus d’achat de l’année civile précédente, factures de l’année courante et soldes impayés à la date de révision, par exemple. Le nouveau comptable peut aussi demander des relevés bancaires ou déclarations antérieures qui ne sont pas dans Just Invoice. Énumérez-les séparément : un ZIP de reçus n’est pas un dossier comptable complet.

Si l’exercice de l’entreprise diffère de l’année civile, confirmez la période avec le cabinet. Les ZIP annuels aident à rassembler les pièces, mais le comptable détermine toujours les documents et périodes utiles au mandat.

Exporter les pièces qui vous appartiennent

Préparez le ZIP annuel, examinez l’index CSV et ouvrez quelques originaux. Exportez le rapport de factures pour la période convenue et gardez les PDF accessibles. Signalez les pièces d’achat connues comme manquantes avec une explication lorsque possible. Une liste honnête des lacunes aide davantage qu’un dossier déclaré complet uniquement parce qu’il contient beaucoup de fichiers.

Conservez les exports sources séparément des tableurs ajustés. Nommez votre copie locale avec la période et la date d’export pour reconnaître une version ultérieure. Préparez de nouveau le ZIP après une correction de date ou l’ajout d’un reçu manquant.

Respecter les notes privées du cabinet

Les notes privées de l’ancien cabinet ne deviennent pas visibles au nouveau simplement parce que vous autorisez les deux. Discutez du transfert des documents de travail dans le cadre professionnel du mandat. La propriété de vos reçus ne signifie pas que vous pouvez télécharger les annotations internes d’une autre firme.

Le nouveau comptable peut créer ses propres notes et états de révision. Demandez quelles questions exigent votre réponse, puis répondez par le canal convenu. Les notes privées ne constituent pas une messagerie automatique.

Prévoir révocation et abonnement

Lorsque le transfert est prêt, révoquez l’ancienne connexion et invitez le nouveau comptable à l’adresse vérifiée. La révocation bloque les nouvelles demandes liées à cette autorisation, mais ne retire pas les fichiers déjà téléchargés.

Si le cabinet sortant paie votre place, prévoyez votre propre abonnement ou une nouvelle prise en charge avant de compter sur l’accès payant. Réglez explicitement l’ancien lien de financement : deux cabinets ne paient pas automatiquement la même place. Just Invoice est fabriqué au Canada et conserve cette séparation entre propriété, accès et facturation.