Dossiers trimestriels de factures TPS/TVQ au Québec

Au Canada, la préparation de fin de trimestre part des factures émises, des notes de crédit et des paiements, pas d'une estimation des dépôts bancaires. Le registre établit ce qui a été facturé; le travail de déclaration détermine ensuite la période, les ajustements et les crédits de taxe admissibles.

Just Invoice n'est pas un logiciel de déclaration fiscale. Cette liste organise les documents afin que vous ou votre comptable puissiez travailler avec une piste complète.

Fermer le registre des factures

• Dressez la liste de toutes les factures émises, même impayées.
• Séparez les fournitures taxables, détaxées et exonérées selon le traitement appuyé.
• Totalisez séparément la TPS et la TVQ sans les confondre avec les revenus.
• Reliez chaque note de crédit ou de débit à la facture d'origine.
• Repérez acomptes, forfaits, factures progressives, radiations et mauvaises créances récupérées.
• Gardez les numéros annulés dans la séquence avec leur motif.

Confirmer l'échéance réelle

Les échéances de l'ARC indiquent que les déclarants mensuels et trimestriels produisent et paient généralement un mois après la fin de la période. Un trimestre terminé le 31 mars mène donc au 30 avril, sous réserve des fins de semaine et jours fériés reconnus. Confirmez vos dates auprès de l'ARC et de Revenu Québec.

Une personne inscrite doit produire une déclaration même sans opération ou sans taxe nette à remettre. L'absence de facture n'annule pas automatiquement cette obligation.

Rapprocher les documents plutôt que seulement l'encaisse

Comparez le registre, les encaissements et les comptes clients. Les écarts peuvent être légitimes : facture impayée, acompte antérieur, paiement groupé ou frais de processeur retenus. Documentez-les plutôt que de forcer les factures à égaler les dépôts nets.

Vérifiez la période des ajustements et les conditions propres aux mauvaises créances. Consultez Mauvaise créance, facture impayée et TPS/TVQ lorsqu'un compte pourrait être radié.

Préparer les pièces pour les CTI et RTI

Le tableau documentaire de l'ARC exige progressivement plus de renseignements pour les achats de moins de 100 $, de 100 $ à 499,99 $ et de 500 $ ou plus. Vérifiez le fournisseur, la date, le total, les taxes, les numéros d'inscription, l'acheteur, la description et les modalités selon le seuil.

Les règles de tenue de dossiers demandent aussi assez de détails pour déterminer la taxe et calculer les sommes. Pour la TVQ et les RTI, vérifiez les exigences actuelles de Revenu Québec et gardez les pièces originales.

Dossier de fin de trimestre

Figez le trimestre après révision. Pour améliorer les prochaines factures, consultez Numéro d'entreprise sur une facture canadienne et Lieu de fourniture et taxes sur les services.

L'échéance trimestrielle est-elle toujours un mois plus tard?

R: C'est la règle générale de l'ARC, avec traitement des fins de semaine et jours fériés. Confirmez la période et la date affichées à vos comptes officiels.

Les factures impayées restent-elles au registre?

R: Oui. Le moment où la taxe devient déclarable peut différer du paiement; une facture ne disparaît pas parce qu'elle est impayée.

Les dépôts bancaires suffisent-ils?

R: Non. Ils peuvent être nets de frais, grouper plusieurs paiements ou viser une autre période. Faites le rapprochement avec les pièces.

Just Invoice produit-il la déclaration?

R: Non. Il crée et organise les factures. La déclaration, les dépenses et les conseils fiscaux demeurent hors de sa portée.