Mauvaise créance, facture impayée et TPS/TVQ au Québec

Au Canada, une facture en retard n'est pas automatiquement une mauvaise créance. Elle peut être contestée, visée par une entente de paiement, confiée au recouvrement ou réellement irrécouvrable. Distinguez ces états. La piste de relance appuie la créance; le dossier de radiation appuie le traitement comptable et fiscal.

Ce guide ne décide pas si une dette est juridiquement irrécouvrable et ne calcule pas la déduction. Il présente les pièces à conserver et les moments où un comptable ou un conseiller juridique devient utile.

Passer par des états de recouvrement définis

Conditions fédérales relatives aux mauvaises créances

L'article 231 de la Loi sur la taxe d'accise prévoit, dans certaines circonstances, une déduction de taxe nette pour une fourniture taxable entre personnes sans lien de dépendance, autre qu'une fourniture détaxée, lorsque la contrepartie et la taxe deviennent une mauvaise créance radiée des livres. Il prévoit aussi un délai de quatre ans lié à la déclaration de la période de radiation.

Toute facture tardive n'est donc pas admissible. Gardez la preuve que la facture et les taxes ont été déclarées, que la créance a véritablement été radiée et que les conditions sont remplies. Une récupération ultérieure entraîne un traitement correspondant. Faites calculer la somme par votre comptable et vérifiez aussi la TVQ auprès de Revenu Québec.

Pièces du dossier de radiation

• Facture originale et notes de crédit ou de débit.
• Contrat, soumission acceptée, changements et preuve de livraison.
• Correspondance et chronologie datée des relances.
• Notes sur le litige et tentatives de règlement.
• Paiements partiels, frais et ventilation du capital et des taxes.
• Renseignements de recouvrement ou d'insolvabilité disponibles.
• Écriture autorisée et date de radiation.

Ne pas effacer ni fabriquer un crédit

Une mauvaise créance n'est pas une réduction de prix. N'émettez pas une note de crédit uniquement pour faire disparaître une facture que le client doit toujours. Une réduction négociée ou une vente annulée peut mener à une note de crédit; une créance irrécouvrable suit l'analyse de mauvaise créance.

Pour un désaccord sur le mandat, utilisez Gérer une contestation de facture par un client. Pour une réduction convenue, consultez Note de crédit et correction de facture au Canada.

Réduire le prochain risque

• Vérifiez l'entité cliente et son contact de facturation.
• Utilisez une soumission écrite, un acompte, des jalons et des changements approuvés.
• Envoyez rapidement la facture avec échéance et instructions simples.
• Faites les relances avant que le solde vieillisse.
• Limitez les nouveaux travaux pendant qu'une facture importante reste impayée.
• Inscrivez toute récupération contre la facture radiée plutôt que comme nouvelle vente.

Une facture en retard est-elle une mauvaise créance?

R: Non. Elle peut encore être recouvrable, contestée ou sous entente. La mauvaise créance exige des faits et une radiation aux livres.

Faut-il émettre une note de crédit pour non-paiement?

R: Pas seulement parce que le client ne paie pas. Le crédit change le montant facturé; la mauvaise créance vise un montant toujours dû mais devenu irrécouvrable.

Peut-on demander le redressement plusieurs années plus tard?

R: L'article 231 prévoit une limite de quatre ans liée à la période de radiation. Confirmez l'échéance précise avec votre comptable.

Que faire si le client paie après la radiation?

R: Inscrivez la récupération contre la dette originale et appliquez le traitement fiscal de récupération dans la bonne période.