Comment fonctionnent les places clients payées par le cabinet

La prise en charge permet au cabinet de payer l’abonnement Just Invoice d’un client qui garde son propre compte pour ses factures et reçus. Elle convient à une pratique qui intègre la collecte des pièces dans ses services et veut accueillir les nouveaux clients dans une méthode prévisible.

La place finance l’accès du client au produit. Elle ne donne pas au cabinet la propriété du compte ni le droit de modifier les documents. Le client doit accepter la connexion. Séparez cette décision des honoraires professionnels et des permissions auprès des autorités fiscales ou des banques.

Pour un cabinet du Québec, présentez clairement la prise en charge du logiciel dans le mandat, séparément des honoraires professionnels et des taxes applicables.

Distinguer capacité, réservations et attributions

La capacité achetée correspond au nombre de places récurrentes payées par le cabinet. Une invitation commanditée réserve une place jusqu’à son acceptation, son annulation ou son expiration. Un client accepté occupe une place. Les dossiers payés personnellement par leurs clients ne consomment pas cette capacité.

Par exemple, dix places achetées, sept clients actifs et deux invitations en attente laissent une seule place disponible. Le cabinet ne peut pas inviter trois clients commandités supplémentaires sans augmenter la capacité. Lors de l’acceptation, la réservation devient une attribution : elle ne compte pas deux fois.

Inviter le client dans son propre compte

Confirmez l’adresse du destinataire et choisissez le modèle pris en charge. Le client se connecte avec le courriel vérifié prévu et examine l’accès accordé au cabinet. Il possède les factures et reçus qu’il crée; le cabinet consulte le dossier autorisé dans son espace client.

Un abonnement existant peut entrer en conflit avec la prise en charge. Ne promettez pas un transfert automatique depuis Stripe, Apple ou Google. Réglez d’abord l’entente actuelle, puis acceptez l’invitation. L’application vérifie les conflits au lieu d’ajouter discrètement un deuxième payeur.

Gérer le nombre de places récurrentes

Les places achetées restent facturées même si elles sont inutilisées. Annuler une invitation libère une réservation; révoquer une connexion libère l’attribution. Aucune de ces actions ne réduit automatiquement le nombre de places de l’abonnement. Le cabinet doit ajuster sa capacité dans l’écran de facturation.

Une réduction sous les attributions actives et réservations valides est bloquée. Une augmentation payante suit l’état de paiement confirmé : un paiement incomplet ne constitue pas une capacité supplémentaire disponible. Vérifiez le prix et les taxes applicables avant la modification. La page comptable présente la tarification actuelle.

Préparer la fin de la prise en charge

Retirer une connexion commanditée met fin à cette source d’accès payant sans supprimer les pièces du client. Un abonnement de cabinet qui n’est plus payé touche aussi les accès pris en charge. Expliquez au client comment prévoir un abonnement personnel ou une transition appropriée avant une échéance de révision.

Les documents téléchargés restent chez leur destinataire : la révocation ne remplace pas une entente de traitement des pièces. Le cabinet conserve son travail privé selon ses procédures; le client garde des copies accessibles de ses preuves d’achat. Cette séparation de propriété et de facturation fait partie de Just Invoice, fabriqué au Canada.