Calculer le budget des places à partir des vrais clients du cabinet

Un espace comptable peut réunir des clients qui paient leur abonnement et des clients dont la place est payée par le cabinet. Seule la capacité achetée par le cabinet entre dans son budget de places. Commencez par cette distinction, puis comptez les clients actifs, invitations en attente et places achetées inutilisées. Un budget fondé uniquement sur les clients actifs oublie parfois les places réservées ou vacantes. Cette feuille aide un petit cabinet à planifier son offre avant d’augmenter sa capacité.

Séparer l’accès et la capacité payante

Lorsqu’un client paie son abonnement, le comptable consulte le dossier autorisé sans acheter une place pour cette relation. Les clients pris en charge utilisent les places achetées par le cabinet. Les deux modèles peuvent cohabiter. La comparaison des responsables d’abonnement explique les rôles. Ne comptez pas chaque connexion comme une place payante et ne présumez pas qu’une place vacante cesse d’être facturée. Les places achetées se renouvellent mensuellement, même lorsqu’elles ne sont pas encore attribuées.

Compter les invitations comme engagements de capacité

Les invitations en attente réservent des places. Avant d’augmenter l’abonnement, vérifiez si les anciennes invitations sont encore pertinentes et si les destinataires comptent rejoindre le service. Libérer une réservation inutile rend la capacité disponible, sans réduire automatiquement le nombre de places achetées. Distinguez ces actions dans le budget. Consultez le guide des places payées par le cabinet, notamment lorsqu’il faut d’abord libérer un client attribué pour permettre une réduction de capacité.

Examiner un exemple transparent

Un cabinet achète dix places. Sept sont attribuées à des clients actifs, deux sont réservées pour des invitations et une demeure inutilisée. Le forfait de 10 clients coûte 69 $ CA par mois avant les taxes, même si une place demeure inutilisée. Les forfaits mensuels sont de 39 $ pour 5 clients, 69 $ pour 10, 129 $ pour 20, 189 $ pour 30 et 309 $ pour 50. Quatre connexions supplémentaires de clients qui paient eux-mêmes ne consomment pas ces places. Vérifiez toujours le prix réel, les taxes et les ajustements au prorata affichés avant de confirmer une modification.

Distinguer logiciel et honoraires professionnels

Déterminez si la prise en charge du logiciel est incluse dans les services du cabinet ou précisée séparément dans le mandat. L’abonnement ne représente pas tout le coût d’un client. Le temps de révision, les suivis, le personnel et les autres outils appartiennent au budget global. Ne présentez pas le tarif d’une place comme le prix d’un service comptable. Le guide de l’accès comptable gratuit aide à expliquer l’autre modèle aux clients qui souhaitent garder leur propre facturation.

Revoir le portefeuille avant de modifier le renouvellement

Tenez une liste courte des attributions, invitations et besoins du prochain groupe. Discutez des départs avant d’annuler la prise en charge : les clients gardent leur compte et peuvent continuer avec leur abonnement, mais les changements de couverture et d’accès doivent être coordonnés. Le guide de déploiement au cabinet aide à progresser par étapes. Fabriqué au Canada pour les entreprises, notamment au Québec, Just Invoice favorise un budget lié à un vrai plan d’accueil plutôt qu’à une capacité achetée sans usage prévu.