Permissions du comptable : séparer consultation et propriété

Des permissions claires permettent aux deux parties de travailler avec confiance. Le client possède son compte et entretient ses documents d’entreprise. Le comptable reçoit un accès à un dossier précis pour la consultation, les rapports et sa révision privée. Ces responsabilités restent distinctes même si le cabinet paie l’abonnement du client.

Avant l’invitation, identifiez les actions vraiment nécessaires. Consulter un reçu n’équivaut pas à changer sa date. Télécharger un PDF de facture n’équivaut pas à modifier la facture. Nommer ces différences évite des suppositions sur les pouvoirs du comptable dans Just Invoice, un outil fabriqué au Canada.

Au Québec, l’accès à ce dossier ne constitue pas une autorisation de représentation auprès de Revenu Québec : il porte sur les documents conservés dans Just Invoice.

Lire la grille des permissions

Cette grille décrit la connexion comptable limitée. Une personne peut aussi avoir sa propre entreprise dans Just Invoice; cela ne fusionne pas les comptes et ne lui donne pas le droit d’agir comme son client.

Prévoir un processus de correction

Imaginez un reçu du 28 décembre téléversé avec le 3 janvier comme date d’achat. Le comptable note une question et demande au client de vérifier l’original. Le client confirme la date du fournisseur et corrige les renseignements du reçu. Le comptable révise ensuite la pièce et prépare de nouveau le ZIP concerné au besoin.

Le client garde ainsi la responsabilité des changements aux données du document. La note indique ce qui doit être vérifié au lieu de remplacer discrètement la date ou de trancher un traitement fiscal. L’état de révision privé aide à suivre le travail; ce n’est pas une modification du dossier approuvée par le client.

Respecter l’audience des notes privées

Les notes appartiennent au cabinet lié au reçu, pas à tous les comptables autorisés pour ce client. Elles ne figurent pas dans l’écran ordinaire de reçus du client. Un autre cabinet autorisé ne devrait donc pas hériter de ces commentaires en ouvrant la même pièce d’achat.

Utilisez l’export des notes pour les besoins du travail interne du cabinet. Si vous attendez une réponse client, utilisez le canal convenu. N’inscrivez pas des renseignements sensibles sans lien avec la révision simplement parce que le champ est privé : les copies téléchargées et leur conservation demandent aussi une gestion responsable.

Vérifier les limites lors d’un départ

La révocation bloque les nouvelles consultations liées à l’autorisation. Elle n’efface ni les pièces du client ni les copies déjà téléchargées. La fin d’une place payée touche aussi l’accès à l’abonnement : prévoyez la transition avant de retirer une connexion commanditée.

La liste d’accueil aide à préparer un nouveau mandat. La liste de partage confidentiel couvre les questions pratiques de confidentialité.