Accueillir un client comptable avec des documents et des accès clairs

Un bon accueil établit une compréhension commune du dossier avant une échéance chargée. Le cabinet a besoin du contexte de l’entreprise et de pièces fiables; le propriétaire a besoin d’une liste de tâches compréhensible. Commencez par déterminer les responsabilités, la période à réviser et l’endroit où les documents seront disponibles.

Cette liste porte sur le lien documentaire entre une petite entreprise et son comptable. Elle ne remplace pas la lettre de mandat, les vérifications professionnelles, l’ouverture des livres ou les autres obligations du cabinet. Utilisez vos procédures habituelles avec le portail : une invitation acceptée n’est pas à elle seule un accueil complet.

Établir l’entreprise et la période

Confirmez le nom de l’entreprise, ses activités, la période visée et la personne capable d’expliquer les achats. Demandez si plusieurs entreprises ou numéros d’inscription aux taxes sont concernés. Identifiez les factures produites dans Just Invoice et les registres conservés ailleurs. Vous évitez ainsi de prendre un rapport limité pour l’ensemble des livres d’une activité plus complexe.

Pour une nouvelle cliente en consultation, vous pourriez convenir de recueillir les factures de vente et les reçus de fournisseurs d’une année civile. Les relevés bancaires et documents de prêts suivent le canal habituel du cabinet. Écrivez cette portée simplement et précisez les mois déjà connus comme incomplets.

Répartir les responsabilités avant l’accès

L’accès comptable de Just Invoice permet une consultation et une révision limitées au dossier autorisé. Il ne permet pas de modifier les factures du client ou de supprimer ses reçus. Expliquez cette limite avant qu’une personne tente d’utiliser le portail comme une prise de contrôle du compte propriétaire.

Choisir séparément accès et facturation

Un client déjà abonné peut inviter son comptable sans place payante supplémentaire pour le cabinet. Le cabinet peut aussi prendre en charge l’abonnement d’un client avec sa capacité de places achetées. Le client doit toujours accepter; la prise en charge ne transfère ni son identité ni ses documents.

Vérifiez l’existence d’un abonnement avant de proposer ce modèle. Le parcours d’acceptation bloque les conflits de facturation : une transition doit être réglée, pas présumée. Précisez qui s’occupera des changements et ce que le client fera si la relation prend fin.

Vérifier ensemble la première pièce

Utilisez un reçu fictif ou un exemple approprié. Vérifiez date d’achat, description, qualité et confirmation du téléversement. Le comptable ouvre l’original et sauvegarde une note privée. Essayez ensuite un PDF de facture et sa ligne dans le rapport. Ce court exercice révèle les malentendus plus tôt qu’un dossier annuel.

Terminez par un suivi simple : période à compléter, documents encore attendus, canal de communication et prochaine révision. La méthode de collecte et la grille des permissions aident à préparer ces consignes. Just Invoice est fabriqué au Canada par une petite équipe pour une collaboration en français et en anglais.