Téléverser les reçus PDF des fournisseurs pour son comptable

Le PDF d’un fournisseur conserve souvent mieux les petits caractères et les pages multiples qu’une capture d’écran. Si le reçu arrive par courriel ou dans un espace de facturation, sauvegardez d’abord ce fichier source. Téléversez-le ensuite dans vos reçus avec sa date d’achat et une description du contexte d’affaires.

Le format PDF ne garantit pas une pièce complète. Vérifiez que vous avez enregistré la facture ou le reçu, pas un lien, une confirmation de commande sans montants finaux ou une page qui exige la connexion d’une autre personne. Le comptable a besoin d’une source lisible, pas du mot de passe de votre fournisseur.

Un fournisseur québécois peut présenter séparément TPS et TVQ; gardez la page qui contient ces détails, même si une autre page résume le total.

Sauvegarder depuis le bon endroit

Sur ordinateur, téléchargez la pièce jointe ou utilisez l’option de téléchargement de facture du fournisseur. Sur téléphone, enregistrez le PDF dans Fichiers ou un fournisseur de documents accessible, puis choisissez-le avec le sélecteur de fichiers. Confirmez nom et nombre de pages avant le dépôt.

Un fournisseur de logiciel peut envoyer un avis de paiement et une facture PDF. Le courriel montre l’envoi d’un avis; le PDF contient peut-être les détails d’achat et les taxes nécessaires à la révision. Gardez cette pièce plutôt que de photographier l’avis affiché à l’écran.

Vérifier le contenu

• Ouvrir le PDF et confirmer son affichage.
• Lire fournisseur, acheteur, date et référence.
• Examiner toutes les pages, surtout les totaux et annexes.
• Vérifier montant et devise.
• Identifier facture, reçu, relevé ou document de crédit.

Si le fichier est protégé par mot de passe ou ne s’ouvre pas dans le lecteur normal, obtenez une copie utilisable auprès du fournisseur. Un nom de fichier téléversé ne prouve pas que le comptable peut lire son contenu. L’original téléchargé devrait être compréhensible sans accès supplémentaire.

Indiquer la date d’achat

Sélectionnez le fichier, inscrivez la date soutenue par la pièce et ajoutez le contexte. Une facture de décembre ne prend pas la date du jour simplement parce que vous la téléchargez maintenant. Le classement par année d’achat dépend de ce champ.

Attendez la sauvegarde réussie et ouvrez le PDF enregistré. La limite actuelle est de 10 Mio par document dans Just Invoice. Un relevé très volumineux peut demander une source plus appropriée. Ne retirez pas des pages nécessaires uniquement pour réduire le fichier; convenez d’une autre méthode si la pièce dépasse le parcours pris en charge.

Éviter les copies ambiguës

Le même PDF peut arriver par courriel et dans le portail du fournisseur. Déposer les deux ne crée pas deux achats. Comparez références et dates avant de considérer les copies comme des pièces distinctes. Si le fournisseur corrige la facture, expliquez le lien entre les versions pour orienter la révision.

Le guide des doublons couvre ce cas. Le guide du ZIP annuel explique la remise des originaux avec leur index. Just Invoice est fabriqué au Canada et facilite ce parcours en français comme en anglais.