Réviser les doublons sans compter deux fois les achats

Des documents en double ne signifient pas toujours des transactions en double. Un achat peut produire une facture fournisseur, un reçu de paiement, une confirmation courriel et un PDF de remplacement. Le comptable doit comprendre leurs liens avant de traiter le nombre de fichiers comme des dépenses distinctes.

Just Invoice protège la reprise d’un téléversement interrompu avec la même demande. Cela ne signifie pas qu’il reconnaît tous les doublons ajoutés manuellement plus tard. La galerie ne promet ni lecture automatique, ni comparaison systématique des références fournisseurs, ni détection comptable de toutes les pièces répétées.

Pour un dossier du Québec, une facture montrant TPS et TVQ et sa confirmation de paiement peuvent documenter le même achat sans être des preuves équivalentes.

Comparer d’abord l’identité de la pièce

Examinez fournisseur, référence, date, articles, montant et devise. Deux noms de fichiers différents peuvent contenir la même source. Deux reçus du même commerce le même jour peuvent aussi représenter deux achats réels. Le nom seul ne permet pas de décider.

Un exemple courant est le PDF du portail fournisseur également joint à un courriel. Un autre est le reçu photographié deux fois parce que la première image était floue. Ces copies peuvent servir au même achat plutôt qu’en créer un nouveau.

Distinguer les rôles documentaires

Ne supprimez pas toutes les pièces liées uniquement parce que les montants correspondent. Facture et reçu de paiement peuvent prouver des faits différents. Un crédit n’est pas automatiquement une autre copie de l’achat. Expliquez les liens au comptable dans son processus de preuve.

Clarifier la référence utilisée

La description client peut préciser : « PDF lisible remplaçant la photo antérieure de cette facture fournisseur ». Le comptable peut noter en privé quelle pièce a été examinée et quelle question reste ouverte.

Si une pièce client doit être retirée ou corrigée, le client effectue l’action. L’accès comptable sert à consulter et réviser, pas à supprimer. Discutez des preuves à préserver avant le nettoyage, surtout lorsqu’une copie contient des renseignements absents de l’autre.

Vérifier avant la remise annuelle

Examinez fournisseurs récurrents, noms répétés et pièces d’un rattrapage. Comparez les achats connus à l’index annuel et ouvrez les doublons possibles. Une galerie de 120 fichiers ne contient pas nécessairement 120 dépenses distinctes.

Gardez le traitement comptable séparé du compte de documents. Le ZIP annuel rassemble pièces et index; il ne calcule pas les montants et ne décide pas si deux fichiers forment une seule écriture. Le guide de rapprochement documentaire et le guide PDF aident à vérifier les sources dans Just Invoice, fabriqué au Canada.