Comment facturer un client américain depuis le Canada

Un client américain veut généralement une facture en USD facile à traiter, un formulaire fiscal de fournisseur et des instructions de paiement compatibles avec ses comptes fournisseurs. Le fournisseur québécois doit aussi justifier son traitement de TPS/TVH ou de TPS/TVQ et conserver des valeurs en dollars canadiens.

Séparez ces tâches : la facture communique le montant; les pièces au dossier appuient la taxe et la conversion. Le processus ci-dessous vise des services professionnels à distance. Un travail effectué physiquement aux États-Unis ou lié à un immeuble exige une analyse différente.

Ce que le client américain doit recevoir

• Votre nom légal, votre adresse canadienne et les numéros de taxes utilisés.
• L'entité juridique exacte du client et son adresse de comptes fournisseurs.
• Le bon de commande ou numéro de fournisseur exigé par le client.
• Un numéro unique, la date, l'échéance, la période et les livrables précis.
• La mention USD près du tarif, du sous-total, des taxes et du total.
• Une ligne de taxes justifiée et un mode de paiement clairement accepté.

Valider la TPS/TVH plutôt que présumer

Le mémorandum de l'ARC sur les services exportés indique que la disposition générale de détaxation peut viser un service fourni à une personne non résidente si aucune exclusion ne s'applique. Vérifiez le véritable acquéreur, la résidence, les personnes ou biens concernés et les exclusions.

Si le taux de 0 % est justifié, gardez les preuves et nommez correctement la fourniture détaxée. N'écrivez pas simplement « exonérée ». Si la fourniture est taxable au Canada, utilisez Lieu de fourniture et taxes sur les services pour établir le taux applicable.

Traiter la demande W-8 séparément

Une société américaine peut demander un formulaire W-8 afin de documenter le statut étranger du fournisseur. L'IRS fournit le formulaire W-8BEN et ses instructions pour les particuliers; une entité peut devoir utiliser le W-8BEN-E ou un autre formulaire. Le document est normalement remis au demandeur, pas joint à chaque facture.

N'improvisez pas une demande d'avantage conventionnel ni un numéro fiscal américain. Le formulaire dépend du statut juridique, du revenu et du lieu du travail. Consultez un spécialiste si une partie du mandat est réalisée aux États-Unis.

Prix, frais et règlement

L'entente doit choisir CAD ou USD. Si elle choisit USD, précisez si le client doit transmettre la totalité avant les frais bancaires et d'intermédiaire. Évitez de publier des coordonnées bancaires sensibles dans un modèle réutilisable; transmettez-les par un canal approprié.

Pour les dossiers canadiens, gardez le montant en USD et sa conversion en CAD selon une source cohérente acceptée dans l'énoncé de l'ARC. Comptabilisez les frais du processeur séparément au lieu de réduire le total de la facture.

Exemple de facture en USD

Ne copiez jamais le taux de 0 % sans confirmer l'admissibilité. Ajoutez le bon de commande et la référence de paiement exigés. Créez le PDF dans invoice generator et consultez Facturer un client international depuis le Canada pour les autres devises.

Un pigiste canadien peut-il facturer en USD?

R: Oui. La devise doit apparaître avec tous les totaux et la conversion en CAD doit être conservée pour les dossiers canadiens.

Faut-il toujours omettre la TPS pour un client américain?

R: Non. La règle des services exportés et ses exclusions doivent correspondre à la fourniture réelle. Gardez les preuves de toute détaxation.

Le formulaire W-8 remplace-t-il la facture?

R: Non. Il documente le statut étranger auprès du demandeur américain; la facture consigne toujours le prix et les modalités.

Qui assume les frais de transfert?

R: L'entente ou la facture doit le préciser. Si le plein montant est exigé, indiquez que les frais sont assumés par l'expéditeur.