Facture acquittée ou reçu : quel document remettre au Québec?

Une facture demande un paiement. Un reçu confirme que le paiement a été reçu. Une facture acquittée reprend la facture originale et montre un solde nul après l'application du paiement. Plusieurs entreprises utilisent la facture acquittée comme confirmation pratique, mais elle ne doit pas effacer la vente, les taxes ni l'historique.

Le bon document dépend du flux du client. Un particulier peut demander un reçu. Un client d'affaires peut conserver la facture originale et l'avis de paiement. Le client d'un entrepreneur peut vouloir un PDF « Payé » pour ses garanties et son dossier d'immeuble.

Différences entre les documents

Ne créez pas une nouvelle facture avec d'autres chiffres simplement pour confirmer le paiement. Appliquez le paiement à la facture existante et conservez la trace.

Contenu d'une facture acquittée

• Numéro et date de la facture originale.
• Identité du vendeur et du client.
• Lignes, sous-total, TPS/TVQ et total d'origine.
• Date, mode et référence non sensible du paiement.
• Montant reçu.
• Crédits ou ajustements appliqués.
• Solde de 0,00 $ lorsque tout est payé.
• Statut clair comme « Payée en entier ».

Pour un paiement partiel, utilisez « Partiellement payée » et affichez le montant reçu et le solde. Ne marquez pas la facture payée parce qu'un chèque a été promis ou qu'un transfert est encore en attente.

Exemple de section paiement

Solde | 0,00 $

Statut | Payée en entier

Référence | VI-4821

Utilisez une référence courte. N'inscrivez pas de numéro de carte complet, de compte bancaire ou de réponse de sécurité sur le document client.

Les taxes restent visibles

Conservez la TPS, la TVQ, la TVH ou les taxes provinciales de la facture d'origine. Le paiement change le compte à recevoir, pas la vente taxable. Si la vente elle-même change, utilisez une note de crédit ou une correction traçable plutôt que de modifier silencieusement les taxes historiques.

Les renseignements permettent au client d'appuyer ses dossiers fiscaux. Consultez Exigences d'une facture avec TPS/TVQ au Québec et validez la conservation des pièces auprès de Revenu Québec ou de l'ARC.

Quand produire un reçu distinct

Le reçu est utile lorsqu'un paiement est reçu sans facture à crédit, lorsque le client veut une confirmation immédiate ou lorsqu'un seul paiement couvre plusieurs factures. Indiquez le payeur, le bénéficiaire, la date, le montant, le mode, l'objet et les numéros liés.

Si le paiement couvre les factures 101, 102 et 104, un reçu peut répartir le montant, tandis que chaque facture garde son propre statut.

Acomptes et avances

Pour un montant reçu avant le service final, remettez une facture d'acompte ou un reçu qui précise ce qu'il réserve et comment il sera appliqué. Ne marquez pas le projet complet « payé » si seul l'acompte est reçu. Consultez Guide facture d'acompte Canada | Just Invoice.

Corriger une erreur

Si le paiement a été appliqué à la mauvaise facture, annulez l'application dans vos dossiers, corrigez-la et régénérez la confirmation. Si le montant facturé était faux, produisez une correction ou une note de crédit selon votre processus. Gardez la référence originale pour que le client puisse suivre.

Flux pratique

1. Envoyer la facture originale en PDF.

2. Rapprocher le paiement avec la référence.

3. Noter la date, le mode et le montant.

4. Confirmer que les fonds sont reçus.

5. Générer la facture acquittée ou le reçu.

6. Conserver les versions et la preuve.

7. Envoyer la confirmation par le canal habituel.

Just Invoice est fabriqué au Canada et conserve l'état de la facture avec son paiement. Créez un document dans invoice generator et utilisez Détails de paiement sur facture: exemples au Québec pour faciliter le rapprochement.

Une facture acquittée est-elle toujours un reçu?

R: Les preuves se recoupent, mais les fonctions diffèrent. Remettez le document exigé par le client ou les règles applicables.

Puis-je inscrire « Payé » avant la réception des fonds?

R: Non. Attendez une confirmation fiable.

Faut-il remplacer le total par zéro?

R: Gardez le total original, appliquez le paiement en crédit et affichez un solde nul.